Bestyrelsesmøde 04-04-2016

Referat fra VAM bestyrelsesmøde april 2016

-    Godkendelse af referat fra sidste møde – 5 min (Morten)

-    opfølgning på strategidagen – 30 minutter (Alle)

-    Kommunikationsudvalg ;FB, WEB etc. – 10 minutter (Michael)
Kirstine vil gerne være driver i et kommunikationsudvalg, hvor Michael deltager som WEB-ansvarlig og bestyrelsens rep. Morten deltager som informant fra ungdommen.
Bestyrelsen tager imod Kirstines tilbud med kyshånd.
Morten ønsker også adgang til info-mailen, da mange mails fra DGI og DAF vedrører Mortens aktiviteter.

-    Atletikudvalg – 5 minutter (Morten)
Rune Drongesen har tilbudt sig som driver for atletikudvalget. Ulla (Lars) vil repræsentere løbeafdelingen, mens Ole Trier og Sonja vil dække resten af atletikken. Morten deltager i en overgangsperiode indtil Rune er selvkørende.

-    Sponsor- og fondsudvalg – 5 minutter (Brian)
Brian har snakket med Claus Hermann, som gerne vil hjælpe med at skaffe sponsorer til VAM. Tilbuddet er efter ”no cure, no pay” princippet, som blev accepteret af bestyrelsen.
Michael har en kontakt i Nordea fonden, der vil kunne give specifik støtte til tidtager udstyr.
Brian tilbyder sig som driver for udvalget, mens Michael og Kirstine vil støtte op. Morten foreslår Aske’s mor, som støtte til skrivningen af specifikke fondsansøgninger.
Kirstine har modtaget en mail fra Hedeselskabet omkring sponsorater. Den kommer videre til sponsorudvalget, som ser om der er noget der kan bruges.

-    Tri-udvalg – 5 minutter (Michael)
Michael melder sig som driver, og forventer at Jesper Vejlby, Ole C. og Betina Schmidt deltager i udvalget. Michael vil gerne have et stærkt og aktivt udvalg.

-    Marathongruppen – 5 minutter (Rene)
Rene melder sig som driver, mens Per Ulrik Nielsen, Heidi Brøgger og Per Fisker er medlemmer.

-    AVIS-marathonudvalg – 5 minutter (Bjarne)
Bjarne som driver – ingen problemer og har ikke behov for yderligere hjælp

-    Viborg halvmarathon udvalg – 5 minutter (Bjarne)
Bjarne er driver. Erland, Brian, Per Ulrik, Poul Martin og Peter Sunesen støtter op.
Møde den 27. april omkring aktiviteterne på paradepladsen i forbindelse med Viborg Halvmarathon.

-    Trail-udvalg – 5 minutter (Michael??)
Jannick Henriksen er træner og bearbejder et par stykker til at være hjælpetræner. De bruger Michael smo informant til bestyrelsen. Michael gav et overblik over den sidste tids aktiviteter. Det var tydeligt at Jannick er meget aktiv.

-    Eliteudvalg – 5 minutter (Morten)
Kirstine er driver, mens Morten støtter op i forhold til Viborg Elite projektet. Morten bearbejder Nordre Skole i forhold til ensrettet behandling i forbindelse med skadesbehandling.
Vi skal sikre informationsflowet fra Kirstine, da der er tvivl om hvad senior eliten har af planer.

-    Skole-OL udvalg – 5 minutter (Morten)
Der mangler fortsat personer der kan være drivere. Ole Trier tager ud og underviser skolelærere, i håbet om at det kan give nyt flow af medlemmer. Kan vi finde lærere der har potentiale til at være hjælpe
 
trænere kan det være indgangsvinklen til udvalgsmedlemmer til skole-OL. Morten vil høre ved DAF, hvilke lokale skoler der har meldt sig til. Målet er at have et udvalg klar til at trække skole-OL i 2017 fra VAM.

Udvalgskonklusion:
Bestyrelsen ønsker at give rammebeløb til driften af de forskellige udvalg. Driverne fra hvert udvalg opfordres til at opstille et budget, som bestyrelsen vil bevilge, således at udvalget har eget råderum indenfor det godkendte budget. Ligeledes bør hvert udvalg kort beskrive hvilke opgaver og interesser de varetager, så det kan sættes på hjemmesiden.

-    Årshjul – 5 minutter (Peter)
Udvalgene og bestyrelsens medlemmer opfordres til at sende faste tilbagevendende begivenheder til Peter, som vil lave en oversigt der sikrer at vi ikke glemmer nogle aktiviteter samt sikrer at vi får fordelt aktiviteterne i bestyrelsen over hele året.
NAS-serverløsning til dokumentdeling mellem bestyrelsesmedlemmer, trænere og administratorer. Michael foreslår en fast server med fast IP-adresse. Der er to løsningsforslag. en 2012 model til ca. 2500 DKK og en noget dyrere løsning der er opdateret til over 5000 DKK. Bestyrelsen vælger modellen til 2500 DKK, og Michael får OK til at gå videre. Dette giver adgang til ca. 2 TB harddisk, således at alle dokumenter og fotos kan oploades til fælles adgang.

-    Opgaveliste fra Kirstine -10 minutter (morten)
Tøj – overført til Michael, Elite – Overført til Morten
Seniorløb mellen/lang (Seniorer med DAF-licens) – Michael spørger Kirstine om hun vil fortsætte Kontakten med Thejs (Elite) – Kirstine
DM 100 KM – Kirstine vil gerne fortsætte sammen med Bjarni. Brian er kontaktperson i bestyrelsen – specielt i forhold til økonomien.


-    Opfølgning på udestående med kommunen – 10 minutter (Brian)
Brian modtager en række regninger på sin private hotmail. Både fra DAF, DGI og andre klubber.
Vi mangler fortsat at afholde møde med kommunen omkring de udeståender fakturaer. Vi skal diskutere hvorvidt vi skal betale 100% af den offentlige parkeringsplads eller om det ikke bør deles med kommunen. Vi skal også argumentere for at vi kan få lokaletilskud, som vi ønsker at få fratrukket det skyldige beløb med tilbagevirkende  kraft.
Det var en uheldig situation at fortælle generalforsamlingen af vi ikke længere havde udeståender – på basis af besked fra kommunen. Efterfølgende kommer der udestående regninger på over 300.000 DKK, som dukker op. Det kom som en stor overraskelse, da kommunen i samme periode havde bevilliget penge til nyt udstyr på atletikstadion.
Bjarne og Brian samler vores argumenter overfor kommunen og arrangerer et møde med de ansvarlige i kommunen.

-    Opfølgning på klubmodul – 10 minutter (Brian)
Michael prøver at få arrangeret et møde med klubmodul. Der vil snart blive oprettet alle de indmeldelsestyper vi har på klubmodul. Det bliver også muligt at melde sig ud via klubmodul. Det forventes at systemet er oppe at køre indenfor den kommende 2-3 uger.

-    Stadionudstyr – 5 minutter (Morten)
Stangspringsudstyr kommer omkring den 10. maj. Vi har fået ordning på de paller der skal bruges. via Runes kontakter.
Ønske om at have gymnastikreb til at træne stangsspringsøvelser. De skal hænge i stativ med ca. 4 meters højde. Morten ønsker ikke at have det offentligt tilgængeligt, da det kræver mærkning som til legepladser. Kan Rene hjælpe med at lave et stativ, hvor rebene kan fjernes efter brug? Nødvendig højde er omkring 3,5-4 meter.
Er der booket baner i Convensus? Erland ville gøre det, men vi skal have fulgt op på om det er på plads. Brian følger op på dette.
Har Erland fået snakket med Hans-Erik om muligheden for at leje en hal til indendørs atletik de kommende 2 år? Brian følger op på dette.

- Trænerassistance fra HGF – herunder kørselsgodtgørelse – 5 minutter (Morten)
Mick vil gerne komme og træne atletik hver søndag, men vil gerne have dækket sine kørselsudgifter for at komme og træne vores talenter. Bestyrelsen støtter Micks træningstilbud
Mick gør opmærksom på at vi skal indhente børneattester på alle trænere. Morten søger en tovholder til at indhente  børneattester.

-  Klubtøj – herunder, hvad gør nye atletikbørn? – 10 minutter (Michael)
Sportigan er på tale som ny leverandør. Bjarne tager kontakt til Sportigan og hører om de vil være klubleverandør, dækkende både børneatletiktøj, tri-dragter og motionsudstyr (huer, handsker og sko) samt pigsko.
Målet er at tøjet skal bestilles hér i klubben. Sportigan kan tilbydes at komme og præsentere deres muligheder på næstkommende bestyrelsesmøde.

-    Eventuelt
Er der fortsat sandgrav etc. i håndboldhallen, hvor klubben tidligere har været tilknyttet?? Morten undersøger på en lille spiontur.
Er der mulighed for samarbejde med styrketræningscenteret på idrætshøjskolen? Michael kontakter og hører dem? bemærk alderen.
Udvalg til fælles klubmesterskabsweekend – Vi skal have peget på nogle kandidater der vil arrangere mesterskabet.

Næste møde: 2. maj…. På næste møde skal vi have lagt møder ind i årshjulet, dækkende resten af året. Tak for et godt møde
Referant Peter


Medlemsskab

Ønsker du at blive medlem i en af Viborg Atletik og Motion's afdelinger, skal du blot klikke på "bliv medlem nu!" herunder og udfylde formularen.

Bliv medlem nu!
Udmelding her