Bestyrelsesmøde mandag den 26. marts 2012 kl. 17.00– 19.00 på Atletikstadion
Dagsorden:
1. Godkendelse af dagsorden.
2. Møde med Rolf Bücking (24 timers løb jvf. referat fra sidste møde 05.03.2012)
3. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde (05.03.2012)
4. Meddelelser:
5. Nyt fra kassereren
6. Klubhusbyggeri (Kulturudvalget har sagen til drøftelse (28.03.2012)
7. Møde med Dansk Atletik Forbund (20.03.2012) EE, JP og BSR deltog
8. Planlagte arrangementer første halvår 2012
Træningsløb (15.04.2012)
Kvindeløb (02.05.2012)
Træningsløb (13.05.2012)
Avis-Halvmaraton (10.06.2012)
9. Orientering fra udvalgene
Atletik
Avis-maraton
Marathongruppen
Triathlon
Tilskudsregler (ad hoc.)
10. Næste møde
11. Eventuelt
Med venlig hilsen
Erland Erlandsen
Referat:
Deltagere: Erland Erlandsen, Jan Poulsen, Joachim Frederiksen, Bjarne S. Rasmussen, Tom Pedersen og Sonja Stigsen.
Afbud: Nikolaj Jørgensen
Ved punkt 2 deltager Rolf Bücking.
Ad 1:
Godkendt.
Ad 2:
Foreningen 24 timers løb Viborg:
Er en forening registreret ved Rolf Bücking. Foreningen er arrangementsansvarlig for 24-timers løbet i Viborg. De to Lions klubber i Viborg samt Viborg AM er medlemmer jvf vedtægter. Vedtægter fra 2007 blev fremvist af Rolf Bücking. Det er lidt uklart om vedtægterne er blevet formelt vedtaget. Ligeledes er det uklart hvem der er i bestyrelsen pt.
Foreningen har tegnet en erhvervsansvarsforsikring (arrangørforsikring).
Foreningen fremlægger selvstændigt regnskab, og regnskabet skal være godkendt af registreret eller statsautoriseret revisor jvf vedtægterne. Overskud fordeles mellem Lions Klubberne og Viborg AM efter en nøgle, jvf vedtægterne.
Viborg AM´s bestyrelse har bedt Rolf Bücking om at fremsende kopi af det godkendte regnskab for 24-timers løbet 2011.
Viborg AM´s bestyrelse ønsker at bringe formalia i orden vedrørende Foreningen 24-timers Løb, således at vedtægterne endelig godkendes, bestyrelsesmedlemmer udpeges mm
Viborg AM´s bestyrelse ønsker, at godkendte regnskaber fra Foreningen 24 timers løb Viborg kan vedlægges Viborg AM´s eget årsregnskab fremadrettet.
Joachim Frederiksen forespørger hos DIF, hvilke forsikringer vi bør have for at de frivillige er dækket ind.
Kvindeløb:
Konceptet ændres lidt, ingen poser i år, her kan vi ikke hamle op med de store kvindeløb. Vi går efter miljømæssig bæredygtighed og økologi. Snart møde med Zonta, de står for sponsorater og stiller med personale til måltelt. Husk at bruge de fortrykte sponsorkontrakter.
Allan Zachariasen bliver 31. marts og 1. april.
Ad 3.
Godkendt og underskrevet.
Ad 4:
Intet
Ad 5:
Ansøgning om aktivitetstilskud og lokaletilskud underskrevet af bestyrelsen.
Regninger gennemgået og godkendt.
Ad 6:
Klubhusbyggeriet kommer på kulturudvalgets møde den 28.03.2012.
Ad 7:
Erland, Jan og Bjarne har holdt møde med Dansk Atletikforbunds formand Lars Vermund og Maria Severin, motionsfaglig konsulent ved Motion Danmark. De er på vej rundt i landet med følgende dagsorden:
På vej mod VM halvmaraton
Familiemotion
Walk and Run.
Avis-halvmaraton kan komme med i konceptet forud for VM-halvmaraton, blive blåstemplet og promoveret af DAF. Der er udsendt en foreløbig samarbejdsaftale mellem DAF og Viborg AM. Godt møde.
Ad 8:
Træningsløb 15.4.2012
Kvindeløb 2.5.2012 Økologi og bæredygtighed.
Træningsløb 13.5.2012
Avis-Halvmaraton 10.6.2012 Sponsorerne snart på plads...
Ad 9:
Atletik: Vi har plads til flere børn. Der er lagt brochurer hos Runners Corner. Sender brochurer ud til medlemmerne – måske har de børn, der gerne vil gå til atletik.
Børnene har stadig ikke fået de tøj, de har bestilt før jul. Ønske om en afklaring på tøjsituationen.
Avis-maraton: Går rigtig godt med 175 løbere hver gang. Ny informationsopslagstavle, hvor man kan tage diverse brochurer. Der er afviklet 10 km testløb med 170 deltagere, og trods regnen blev folk stående og drak varm kakao og spiste frugt bagefter. God stemning – folk hyggede sig.
Marathongruppen: Tirsdags træning med ca. 20 deltagere til bakketræning. Onsdag intervaltræning 8-10 deltagere. Mange med til torsdags træningen, flere løber ekstra ud over træningen. Der er ikke helt så mange, der løber langt om søndagen. Allan Zakariassens program søges fulgt.
Thriathlon:
Tilskudsregler (ad hoc) Forslag uddelt – tages op igen næste gang.
Ad 10:
Næste møde: Mandag den 30.4.2012 kl. 17.00.
Ad 11:
Forslag: Det præciseres hvad klubben giver i tilskud allerede i indbydelsen til klubfester.
