Bestyrelsesmøde afholdes mandag den 5. marts 2012 kl. 17.00– 19.00 på Atletikstadion
Dagsorden:
1. Godkendelse af dagsorden.
2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde (07.02.2012)
3. Evaluering af generalforsamlingen i Viborg AM den 27. februar 2012.
Nye vedtægter og evt. yderligere ændringer til vedtægterne
4. Valg:
1. formand
2. kasserer
3. næstformand
4. sekretær
5. Meddelelser
Klubhus
6. Nedsættelse af udvalg
Atletik
Avis-maraton
Marathongruppen
Triathlon
7. Kassereren
Duathlon medlemskab (kontingent)
Familieatletik (kontingent)
Anvisning af fakturaer
Betaling af regninger
Udbetaling af forskud
Udstikke maksimum beløb/ udstikke ramme til projekter
Fremtidig aflønning af hjælpere, trænere inkl. Julegaver m.m.
Forsikring (arbejdsgiver/ulykke) i forbindelse med arrangementer
8. Tilskudsregler (generelt, evt. nedsættelse af et adhoc udvalg) samt aktuelle forspørgsler/ansøgninger
9. Sponsorkontrakter
10. Samarbejde med eksterne aktører i forbindelse med arrangementer
11. Planlagte arrangementer første halvår 2012
10 km testløb (18.03.2012)
Træningsløb (15.04.2012)
Kvindeløb (02.05.2012)
Træningsløb (13.05.2012)
Avis-Halvmaraton (10.06.2012)
12. Orientering fra udvalgene
Atletik
Avis-maraton
Marathongruppen
Triathlon
13. Næste møde
14. Eventuelt
Med venlig hilsen
Erland Erlandsen
Referat:
Deltagere: Erland Erlandsen, Jan Poulsen, Bjarne S. Rasmussen, Joachim Frederiksen, Nikolaj Jørgensen, Sonja Stigsen.
Afbud: Tom Pedersen
Ad 1:
Godkendt
Ad 2:
Godkendt
Ad 3:
Rolig generalforsamling. God ledelse fra dirigentens side. Der var genvalg til Erland Erlandsen og Jan Poulsen til bestyrelsen. Tom Pedersen og Nikolaj Jørgensen blev valgt som suppleanter, Tom for to år Nikolaj for et år. Søren Rasmussen blev valgt som revisor og Henning Sørensen som revisorsuppleant. Få deltagere – måske skal vi sende mail ud til medlemmerne næste år. Vi skal have gennemgået vedtægterne grundigt før næste generalforsamling. Erland Erlandsen renskriver de reviderede vedtægter og sender til dirigenten til underskrift.
Ad 4:
Formand: Erland Erlandsen
Kasserer: Joachim Frederiksen
Næstformand:Jan Poulsen
Sekretær: Sonja Stigsen
Medlem: Bjarne S. Rasmussen.
Ad 5:
Klubhusbyggeriet har endnu ikke været på kulturudvalgsmødet. Der skal udarbejdes budget til drift af klubhuset.
Ad 6:
Atletikudvalg:
Sonja Stigsen
Tom Pedersen
Morten Skov Hansen
Mads Moos Larsen
Kathrine L. Monberg
Avis-maraton:
Bjarne S. Rasmussen
Erland Erlandsen
Rolf Bücking
Marathongruppen:
Per Fisker
Hanne Gladney
Henning Larsen
Jan Poulsen
Triatlon:
Nicolaj Jørgensen
Allan Madsen
Michael Elkjær
Torben Nielsen
Ad 7:
Regninger gennemgået.
Anvisning af regninger skal ændres i vedtægterne, så kassereren kan betale op 10.000 kr., alle betalte fakturer skal derefter godkendes på det næst følgende bestyrelsesmøde. (§ 15).
Alle fakturaer fra vore arrangementer skal gå gennem kasseren.
Blanket til udbetalingsanvisning til frivillige ulønnede trænere m.fl. på max 4.850 skattefrit pr. år, blanketten gennemarbejdes og tages op til næste møde.
Lovpligtig ansvarsforsikring/arbejdsulykke-forsikring: Joachim forhører hos Top Danmark
Specielt kontingent for duatlon på 650 kr. pr. år vedtaget.
Familieatletik 250 kr. for et halvt år.
Ad 8:
Adhoc udvalg om tilskuds-regler nedsat: Nickolaj Jørgensen, Tom Pedersen og Sonja Stigsen.
Ad 9:
Det aktuelle sponsoroplæg fra Runners Corner accepteres for indeværende år. Bestyrelsen vil i efteråret udarbejde forslag til ny sponsoraftale gældende for 2013.
Ad 10:
Bestyrelsen ønsker afklaring af arrangementsansvarlighed, regnskabs- og forsikringsforhold mm. vedrørende 24-timersløbet, Rolf Bücking inviteres til møde herom.
Kvindeløbet er i samarbejde med Zonta, vi deler sponsor-indtægterne, Zonta lægger arbejdskraft til. Der var i 2011 så få deltagere, at arrangementet gav et underskud, som klubben måtte betale. Vi fortsætter samarbejdet med Zonta i år og de skal bruge den sponsorkontrakt, som klubben har udarbejdet.
Ad 11:
10 km testløb 18.03. 2012, gratis for alle medlemmer. 25 kr. for ikke medlemmer. Mangler at skaffe hjælpere.
Træningsløb 15.04.2012 med kaffe, te og rundstykker.
Kvindeløb 02.05.2012 med Zonta som samarbejdspartnere, der mangler hjælpere
Træningsløb 13.05.2012 fastholdes selv om der triathlon i Løvel, da det ikke er samme målgruppe.
Avis-Halvmaraton 10.06.2012, der mangler hjælpere.
Ad 12:
Atletik:
Ny træner på vej til de tekniske discipliner for de store. Mange medaljer ved ungdomsmesterskaber. Fin artikel om Lis Schmidt i avisen. Ønske om ministævner med længere løb hverdagsaftener. Sundhedstjek-arrangement?- Tages op senere.
Avis-Maraton:
Går godt med 170-180 til træning hver torsdag. Alle løber godt, nu oppe på 9 km. To træningsløb og 10 km. testløb planlagt.
Marathongruppen:
Der trænes intenst frem mod Copenhagen Maraton, der er 25-30 løbere om søndagen. Allan Zachariassens inspiration kan ses i træningen. Det går rigtig godt.
Triatlon:
34 betalende medlemmer, tre nye på vej. Flot fremmøde til svømmetræningen. Cykeltræningen starter på onsdag kl.16-18.
Klubaften sidste tirsdag i hver måned de næste tre måneder.
Triatlonforbundet lægger to kurser her i Viborg.
Klubmesterskaber planlagt til sidste weekend i august.
Udvalget bruger ikke hjemmesiden mere, men kører samarbejdet på Facebook
.
Ad 13:
Næste møde: Mandag den 26.03.2012 kl.17-19.
Ad 14:
Der er ønske om ændringer på hjemmesiden, de implicerede indkaldes til møde.
Ref. SS
